La presente Informativa sulla privacy spiega come possono essere trattati i dati personali che abbiamo ricevuto tramite il canale di whistleblowing del Gruppo Wihuri e come possono essere esercitati i diritti alla privacy dei singoli individui.

Il titolare del trattamento dei vostri dati personali è Wihuri Oy (di seguito chiamata “noi” o “Wihuri”).

In caso di domande o richieste relative ai vostri dati personali o alla protezione dei dati, potete sempre contattarci al seguente indirizzo email:

data.protection@wihuri.com

Possiamo periodicamente aggiornare questa Informativa sulla Privacy pubblicandone una nuova versione sul sito web di Wihuri.

Ulteriori Informazioni sul Trattamento dei vostri Dati Personali

Fonti e Tipi di Dati Personali

Tratteremo solo i dati personali strettamente necessari per le finalità descritte di seguito.

Possiamo ottenere i vostri dati personali nel contesto dell’utilizzo del canale di whistleblowing. In particolare, possiamo ottenere i vostri dati personali perché ce li fornite voi (ad es. presentando una segnalazione), oppure perché altri ce li forniscono (ad es. perché il vostro nome si trova all’interno di una segnalazione) o perché i dati personali che vi riguardano sono generati utilizzando il canale di whistleblowing (ad es. perché siete coinvolti nell’indagine di una segnalazione).

Nell’ambito del canale di whistleblowing possono essere trattati dati personali relativi a diversi interessati, quali ad esempio una persona che fa una segnalazione, persone menzionate in una segnalazione, una persona che indaga su una segnalazione o una persona che funge da testimone o è altrimenti coinvolta nell’indagine.

Se vi registrate utilizzando il canale di whistleblowing, a seguito della registrazione verranno raccolti i seguenti dati personali (sono obbligatori solo i dati contrassegnati da (*)):

• Credenziali di accesso al canale (*),
• Se volete rimanere anonimi (*),
• I vostri dati di contatto (nome, indirizzo e-mail, numero di contatto) nonché
• Qualsiasi informazione facoltativa che registrate a proposito di voi stessi.

Quali sono le Finalità e la Base Giuridica per il Trattamento dei Vostri Dati Personali?

Elaboriamo dati personali solo quando abbiamo una giustificazione legale per farlo. In relazione al canale di whistleblowing, trattiamo i dati personali solamente allo scopo di segnalare e indagare su segnalazioni di presunti illeciti o violazioni relative alle nostre attività, in conformità con le nostre linee guida di whistleblowing disponibili sul nostro sito web, nonché ai fini del successivo trattamento di tali segnalazioni e la comunicazione dell’esito alle parti interessate.

Il trattamento si basa sulle seguenti basi giuridiche:

• Perché è necessario ottemperare ai nostri obblighi legali, in particolare riguardo ai sistemi di whistleblowing obbligatori, nonché
• Ai fini dei nostri legittimi interessi, in particolare per monitorare la conformità delle nostre attività alle leggi in vigore e al nostro Codice di condotta. A questo proposito, abbiamo valutato e ritenuto che i nostri interessi non hanno la priorità sugli interessi, i diritti e le libertà fondamentali degli interessati coinvolti.

Con Chi Possiamo Condividere i Vostri Dati Personali?

Altre società del Gruppo Wihuri: I dati personali possono essere trasferiti tra rappresentanti autorizzati delle società del Gruppo Wihuri, qualora ciò fosse considerato necessario per lo svolgimento del processo di whistleblowing, cosa che in ogni momento avviene in osservanza dei requisiti di riservatezza applicabili in materia di segnalazione di whistleblowing. Alcune di queste società possono agire come titolari autonomi del trattamento dei dati personali che forniamo loro.

Soggetti terzi: Possiamo divulgare i vostri dati personali ad agenzie governative e autorità di regolamentazione, tribunali e altre autorità governative laddove vi sia un obbligo legale in tal senso. Possiamo divulgare i vostri dati personali a consulenti esterni (ad es. ad avvocati).

Fornitori di servizi e altri partner: Wihuri stipula contratti con fornitori di servizi di terze parti (ad es. sistemi informatici e fornitori di supporto), in particolare fornitori di servizi esterni che ospitano il canale di whistleblowing. Questi partner trattano i vostri dati personali solamente in base alle istruzioni di Wihuri per fornire i servizi.

Possono Esserci Trasferimenti Internazionali di Dati?

I dati personali non vengono trasferiti al di fuori dell’UE/EEA.

Come proteggiamo i vostri dati personali?

Wihuri rispetta tutte le leggi in vigore sulla protezione dei dati e mira a garantire che la vostra privacy non sia violata in nessun passaggio della procedura di trattamento, e che i requisiti di riservatezza in vigore in materia di segnalazione di whistleblowing siano sempre garantiti.

Sviluppiamo e implementiamo continuamente misure di sicurezza amministrative, tecniche e fisiche per proteggere i vostri dati da accessi non autorizzati e da perdita, uso improprio o alterazione (ad es. crittografia). I diritti di accesso ai dati sono predefiniti e limitati. Richiediamo inoltre ai nostri fornitori di servizi di implementare tutte le misure di sicurezza appropriate per proteggere i vostri dati personali. I fornitori di servizi esterni che ospitano il canale di segnalazione non hanno accesso a contenuti leggibili.

Per Quanto Tempo Conserviamo i Vostri Dati Personali?

Conserviamo i vostri dati solo per il tempo necessario di attuare le finalità di trattamento sopra indicate o finché abbiamo l’obbligo legale di farlo. Si prega di notare che i periodi di conservazione dei dati possono variare in base alla categoria di dati. I dati imprecisi o non aggiornati vengono eliminati regolarmente.

I dati personali saranno conservati per il tempo necessario per elaborare e indagare su una segnalazione di irregolarità o, se applicabile, per il tempo necessario per decidere e applicare sanzioni o altre misure in una questione specifica. In ogni caso, qualora venissero avviati procedimenti giudiziari o disciplinari, i dati personali forniti saranno conservati fino alla chiusura definitiva di tali procedimenti; qualora tali procedimenti non venissero avviati, i dati personali rilevanti saranno conservati per non più di 30 giorni dopo il completamento dell’indagine, ad eccezione dei casi in cui i dati personali devono essere conservati secondo le leggi in vigore.

I Vostri Diritti e Opzioni

Avete il diritto di accedere ai vostri dati personali e a correggere i dati. In alcune circostanze potreste anche avere il diritto di cancellare i vostri dati non necessari o imprecisi, di opporvi al modo in cui utilizziamo o condividiamo i vostri dati, di limitare il modo in cui trattiamo i vostri dati nonché di trasferire i vostri dati a un altro titolare di trattamento.

Potete esercitare questi diritti contattando il referente di Wihuri in materia di protezione dei dati tramite i dettagli di contatto sopra indicati.

Anche se Wihuri cerca di risolvere eventuali disaccordi relativi alla privacy in collaborazione con voi, avete anche il diritto di presentare un reclamo a un’autorità per la protezione dei dati con riferimento al nostro trattamento dei vostri dati personali. Per ulteriori informazioni, contattate l’autorità locale per la protezione dei dati.