Cette Note d’information relative à la confidentialité explique comment les données à caractère personnel reçues via le canal de lancement d’alerte du groupe Wihuri peuvent être traitées et comment les droits à la vie privée des individus peuvent être exercés.

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Wihuri Oy (« nous » ou « Wihuri »).

Si vous avez des questions ou des demandes concernant vos données à caractère personnel ou la protection des données, vous pouvez toujours nous contacter via l’adresse e-mail suivante :

data.protection@wihuri.com

Nous pouvons périodiquement mettre à jour cette Note d’information relative à la confidentialité en publiant une nouvelle version de la Note d’information relative à la confidentialité sur le site Web de Wihuri.

Informations complémentaires sur le traitement de vos données à caractère personnel

Source et type des données à caractère personnel

Nous ne traiterons que les données à caractère personnel strictement nécessaires aux fins décrites ci-dessous.

Nous pouvons obtenir vos données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du canal de lancement d’alerte. En particulier, nous pouvons obtenir vos données à caractère personnel parce que vous nous les fournissez (par exemple en déposant un signalement), parce que d’autres nous le fournissent (par exemple parce que vous apparaissez dans un signalement) ou parce que des données à caractère personnel vous concernant sont générées en utilisant le canal de lancement d’alerte (par exemple parce que vous êtes impliqué dans l’enquête relative à un signalement).

Les données à caractère personnel concernant diverses personnes concernées peuvent être traitées dans le cadre du canal de lancement d’alerte, telles que la personne faisant le signalement, les personnes mentionnées dans le signalement, la personne enquêtant sur le signalement ou la personne servant de témoin ou étant autrement impliquée dans l’enquête.

Si vous vous inscrivez pour utiliser le canal de lancement d’alerte, les données à caractère personnel suivantes seront collectées lors de votre inscription (seules les données marquées d’un [*] sont obligatoires) :

• Identifiants de connexion au canal (*),
• Si vous souhaitez rester anonyme ou non (*) ;
• Vos coordonnées (nom, adresse e-mail, numéro de contact), et
• Toute information facultative que vous signalez à votre propos.

Quelles sont les finalités et la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel ?

Nous ne traitons des données à caractère personnel que lorsque nous sommes légalement habilités à le faire. En ce qui concerne le canal de lancement d’alerte, nous ne traitons les données à caractère personnel qu’à des fins de rapport et d’enquête sur les signalements d’actes répréhensibles ou de violations présumés liés à nos activités conformément à nos directives de signalement disponibles sur notre site Web, ainsi qu’aux fins du traitement ultérieur de ces signalements et la communication des résultats aux parties concernées.

Le traitement est fondé sur les fondements juridiques suivants :

• Parce qu’il est nécessaire de respecter nos obligations légales, notamment concernant les systèmes d’alerte obligatoire, et
• Aux fins de nos intérêts légitimes, plus particulièrement pour contrôler la conformité de nos activités avec les lois applicables et notre Code de conduite. À cet égard, nous avons évalué et estimé que nos intérêts ne prévalent pas sur les intérêts, les droits fondamentaux et les libertés des personnes concernées.

Avec qui pouvons-nous partager vos données à caractère personnel ?

D’autres sociétés du Wihuri Group : Les données à caractère personnel peuvent être transférées entre les représentants autorisés des sociétés du Wihuri Group, si cela est nécessaire pour mener à bien le processus d’alerte, en respectant à tout moment les exigences de confidentialité applicables en matière de lancement d’alerte. Certaines de ces sociétés peuvent agir en tant que contrôleur de données indépendant pour les données à caractère personnel que nous leur fournissons.

Des tiers : Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel à des agences gouvernementales et des régulateurs, des tribunaux et d’autres autorités gouvernementales lorsqu’il existe une obligation légale de le faire. Nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel à des conseillers externes (par exemple des avocats).

Des prestataires de services et autres partenaires : Wihuri passe des contrats avec des prestataires de services tiers (par exemple des prestataires de systèmes d’information et d’assistance), notamment les prestataires externes hébergeant le canal de lancement d’alerte. Ces partenaires traitent vos données à caractère personnel uniquement sur et selon les instructions de Wihuri pour fournir les services.

Peut-il y avoir des transferts de données internationaux ?

Les données à caractère personnel ne sont pas transférées en dehors de l’UE/EEE.

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Wihuri se conforme à toutes les législations applicables en matière de protection des données et vise à garantir que votre vie privée ne soit enfreinte à aucune phase du traitement et que les exigences de confidentialité applicables en matière de lancement d’alerte soient garanties à tout moment.

Nous développons et mettons en œuvre en permanence des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger vos données contre les accès non autorisés et contre la perte, l’abus ou l’altération (en utilisant par exemple le chiffrement). Les droits d’accès aux données sont prédéfinis et limités. Nous demandons également à nos prestataires de services de mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel. Les prestataires de services externes hébergeant le canal de lancement d’alerte n’ont pas accès au contenu lisible.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données uniquement aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins de traitement mentionnées ci-dessus ou aussi longtemps que nous avons une obligation légale de le faire. Veuillez noter que les périodes de conservation des données peuvent varier selon la catégorie de données. Les données inexactes ou obsolètes sont supprimées régulièrement.

Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter un signalement ou, le cas échéant, aussi longtemps que nécessaire pour entreprendre des mesures disciplinaires ou répondre à des exigences juridiques ou financières. Dans tous les cas, si une procédure judiciaire ou disciplinaire est engagée, les données à caractère personnel fournies seront conservées jusqu’à la clôture définitive de cette procédure ; si une telle procédure n’est pas engagée, les données à caractère personnel pertinentes ne seront pas conservées plus de 30 jours après la fin de l’enquête, à l’exception des cas où les données à caractère personnel doivent être conservées conformément aux lois applicables.

Vos droits et options

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel et de rectification de vos données. Dans certaines circonstances, vous pouvez également avoir le droit de faire supprimer vos données inutiles ou inexactes, de vous opposer à la façon dont nous utilisons ou partageons vos données, de restreindre la façon dont nous traitons vos données et de faire transférer vos données à un autre contrôleur de données.

Vous pouvez exercer ces droits en contactant la personne de contact de Wihuri en matière de protection des données via les coordonnées indiquées ci-dessus.

Même si Wihuri cherche à résoudre tout désaccord lié à la confidentialité en coopération avec vous, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données concernant notre traitement de vos données à caractère personnel. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre autorité locale de protection des données.