Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób mogą być przetwarzane dane osobowe otrzymane za pośrednictwem kanału zgłaszania nieprawidłowości Wihuri Group oraz w jaki sposób mogą być egzekwowane prawa osób fizycznych do prywatności.

Administratorem Twoich danych osobowych jest firma Wihuri Oy (dalej zwana: „my” lub „Wihuri”).

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub żądania związane z Twoimi danami osobowymi lub ochroną danych, możesz skontaktować się z nami pod poniższym adresem mailowym:

data.protection@wihuri.com

Możliwe jest okresowe aktualizowanie niniejszej Polityki Prywatności, poprzez publikację nowej wersji Polityki Prywatności na stronie internetowej Wihuri.

Dalsze informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych

Źródła i rodzaje danych osobowych

Będziemy przetwarzać dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne do celów opisanych poniżej.

Możemy uzyskać Twoje dane osobowe w związku z korzystaniem z kanału zgłaszania nieprawidłowości. W szczególności możemy uzyskać Twoje dane osobowe, ponieważ nam je przekazujesz (np. składając zgłoszenie), ponieważ inne osoby nam je przekazują ( np. ponieważ występujesz w zgłoszeniu) lub ponieważ dane osobowe dotyczące Ciebie są generowane w wyniku korzystania z kanału zgłaszania nieprawidłowości ( np. ponieważ jesteś zaangażowany w badanie zgłoszenia).

W kontekście kanału zgłaszania nieprawidłowości mogą być przetwarzane dane osobowe różnych osób, takich jak osoba dokonująca zgłoszenia, osoby wymienione w zgłoszeniu, osoba prowadząca dochodzenie w sprawie zgłoszenia lub osoba występująca w charakterze świadka lub w inny sposób uczestnicząca w dochodzeniu.

Jeśli zarejestrujesz się w celu korzystania z kanału zgłaszania nieprawidłowości, następujące dane osobowe będą zbierane podczas rejestracji (tylko dane oznaczone (*) są obowiązkowe):

• Dane logowania do kanału (*),
• Czy chcesz pozostać anonimowy (*),
• Twoje dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres e-mail, numer kontaktowy), oraz
• Wszelkie nieobowiązkowe informacje, które użytkownik zapisuje na swój temat.

Jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych?

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy mamy ku temu uzasadnienie prawne. W związku z kanałem zgłaszania nieprawidłowości przetwarzamy dane osobowe wyłącznie do celów zgłaszania i badania zgłoszeń dotyczących domniemanych wykroczeń lub naruszeń związanych z naszą działalnością zgodnie z naszymi wytycznymi dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach dostępnymi na naszej stronie internetowej, a także do celów późniejszego przetwarzania tych zgłoszeń i informowania odpowiednich stron o wynikach.

Przetwarzanie danych opiera się na następujących podstawach prawnych:

• Ponieważ jest to konieczne do przestrzegania naszych zobowiązań prawnych, w szczególności dotyczących obowiązkowych systemów informowania o nieprawidłowościach, oraz
• W celu realizacji naszych uzasadnionych interesów, w szczególności w celu monitorowania zgodności naszych działań z obowiązującym prawem i naszym Kodeksem Postępowania. W tym względzie oceniliśmy i uznaliśmy, że nasze interesy nie są nadrzędne w stosunku do interesów, praw podstawowych i wolności osób, których dane dotyczą.

Komu możemy udostępniać Twoje dane osobowe?

Inne firmy należące do Wihuri Group: Dane osobowe mogą być przekazywane pomiędzy upoważnionymi przedstawicielami firm Wihuri Group, jeśli jest to konieczne do przeprowadzenia procesu zgłaszania nieprawidłowości, zawsze z zachowaniem obowiązujących wymogów poufności dotyczących zgłaszania nieprawidłowości. Niektóre z tych firm mogą działać jako niezależny administrator danych w odniesieniu do danych osobowych, które im przekazujemy.

Osoby trzecie: Możemy ujawnić Twoje dane osobowe agencjom rządowym i organom regulacyjnym, sądom i innym organom rządowym, jeśli istnieje prawny obowiązek ujawnienia takich danych. Możemy również ujawnić Twoje dane osobowe zewnętrznym doradcom (np . prawnikom).

Dostawcy usług i inni partnerzy: Wihuri zawiera umowy z zewnętrznymi dostawcami usług( np. dostawcami systemów IT i wsparcia), w szczególności z zewnętrznymi dostawcami usług hostingowych dla kanału zgłaszania nieprawidłowości. Partnerzy ci przetwarzają Twoje dane osobowe wyłącznie na polecenie firmy Wihuri i zgodnie z jej instrukcjami w celu świadczenia usług.

Czy może dojść do przekazania danych na poziomie międzynarodowym?

Dane osobowe nie są przekazywane poza obszar UE/EOG.

Jak chronimy Twoje dane osobowe?

Firma Wihuri przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i dąży do tego, aby na żadnym etapie przetwarzania danych nie naruszać Twojej prywatności oraz aby w każdym momencie były spełnione obowiązujące wymogi poufności dotyczące zgłaszania nieprawidłowości.

Stale rozwijamy i wdrażamy administracyjne, techniczne i fizyczne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych przed nieuprawnionym dostępem oraz przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem lub zmianą (np. szyfrowanie). Prawa dostępu do danych są z góry określone i ograniczone. Wymagamy również od naszych dostawców usług wdrożenia wszelkich odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych osobowych. Zewnętrzni usługodawcy hostujący kanał zgłaszania nieprawidłowości nie mają dostępu do treści, które można odczytać.

Przez jaki okres przechowujemy Twoje dane osobowe?

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko przez okres konieczny dla wymienionych powyżej celów przetwarzania lub tak długo, jak zobowiązuje nas do tego prawo. Prosimy wziąć pod uwagę, że okres przechowywania danych może być różny dla poszczególnych kategorii danych. Niewłaściwe lub nieaktualne dane są regularnie usuwane.

Dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do przetworzenia i zbadania zgłoszenia o nieprawidłowościach lub, w stosownych przypadkach, tak długo, jak będzie to konieczne do podjęcia decyzji i zastosowania sankcji lub innych środków w danej sprawie. W każdym przypadku, jeśli zostanie wszczęte postępowanie sądowe lub dyscyplinarne, przekazane dane osobowe będą przechowywane do czasu ostatecznego zakończenia tego postępowania; jeśli takie postępowanie nie zostanie wszczęte, odpowiednie dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż 30 dni po zakończeniu dochodzenia, z wyjątkiem sytuacji, gdy dane osobowe muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Twoje prawa i możliwości

Masz prawo dostępu do Twoich danych osobowych i ich poprawy. W niektórych okolicznościach możesz również mieć prawo do usunięcia Twoich niepotrzebnych lub niewłaściwych danych, sprzeciwu wobec naszych sposobów udostępniania Twoich danych, zastrzeżenia naszych sposobów przetwarzania Twoich danych i przekazania Twoich danych innemu rewidentowi danych.

Możesz skorzystać z tych praw kontaktując się z osobą kontaktową firmy Wihuri w sprawach ochrony danych osobowych poprzez dane kontaktowe podane powyżej.

Pomimo że Wihuri chce rozwiązać wszelkie konflikty dotyczące prywatności we współpracy z Tobą, masz również prawo do złożenia skargi na nasze sposoby przetwarzania Twoich danych osobowych władzom ds. ochrony danych. Więcej informacji uzyskasz od swoich lokalnych władz ds. ochrony danych.